Schlüsselausgabe in Unternehmen: Best Practices

Inhaltsverzeichnis

So bleiben alle Schlüssel sicher

In Unternehmen sind täglich zahlreiche Schlüssel im Umlauf – und nicht einfach zu überblicken. Da sowohl die Sicherheit als auch die Kosten für teure Schließanlagen vom guten Überblick abhängen, sollte die Schlüsselausgabe immer kontrolliert und gut überwacht ablaufen. Mit diesen Tipps gelingt es Ihnen.

Warum die kontrollierte Schlüsselausgabe so wichtig ist

Angestellte Mitarbeitende in Unternehmen erhalten normalerweise mit dem Onboarding alle Schlüssel, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dieser Prozess ist noch relativ übersichtlich: Die Schlüssel werden mit dem Arbeitsbeginn ausgehändigt und dann am letzten Arbeitstag zurückgegeben. In jedem Fall sollte es ein Übergabeprotokoll geben – eine kleine Vorlage für die Schlüsselausgabe finden Sie weiter unten.

Doch in Unternehmen kommen auch weitere Personen zusammen, die über kurze oder lange Zeit Schlüssel benötigen: Reinigungspersonal, Mitarbeitende im Sicherheitsdienst, Lieferanten und weitere. Geht ein einziger Schlüssel verloren, muss unter Umständen die ganze große Schließanlage für das gesamte Gebäude ausgetauscht werden, und das ist mit hohen Kosten verbunden.

Schon deshalb empfiehlt sich ein klarer Ablauf. Wenn genau aufgezeichnet ist, wer wann welchen Schlüssel haben sollte und wer für eventuelle Kosten aufkommt, gibt es keine Missverständnisse oder böses Blut. Und wenn der schlimmste Fall eintritt, lässt sich im Falle eines Diebstahls sogar nachvollziehen, wer Zugang zum gestohlenen Gut hatte.

Tipps für die Schlüsselausgabe an Mitarbeitende

Die Schlüsselausgabe an Mitarbeiter sollte fester Teil des Onboardings sein. Das bedeutet: Im Ablaufplan ist genau festgelegt, wann ein neuer Mitarbeiter Schlüssel ausgehändigt bekommt und welche er benötigt. Ein Lageplan über das Gebäude, der alle Räume aufzeigt, ist hier ebenfalls sinnvoll. So können die Schlüssel mit Nummern- oder Buchstabencodes gekennzeichnet werden.

Auf einem Protokoll für die Schlüsselausgabe sollten verschiedene Punkte festgehalten werden:

  • Ausgabe- und Rückgabedatum
  • Empfänger und Ausgeber des Schlüssels
  • die Folgen bei Schlüsselverlust (insbesondere Kosten für den Austausch der Schließanlage, weitere Haftung)
  • Unterschriften aller Beteiligten

Komplizierter wird es, wenn die Schlüssel im Rahmen eines Schichtwechsels übergeben werden sollen. Dann wechseln die Schlüssel täglich den Besitzer. Hier ist es umso wichtiger, dass alle Beteiligten genau wissen, wer von wem und zu welchem Zeitpunkt welche Schlüssel erhält. Geklärt werden muss auch, was passiert, wenn Mitarbeitende zum Beispiel aufgrund von Krankheit plötzlich ausfallen und daher die Schlüssel nicht übergeben können.

Tipp: Hier ist die elektronische Schlüsselausgabe eine gute Alternative. Mehr dazu erfahren Sie unten.

Schlüsselausgabe an externe Personen

Häufig hat ein Sicherheitsdienst Zugang zu sämtlichen Teilen des Gebäudes. Für Unternehmen ist das sehr wichtig, schließlich muss gerade in Notfällen ein Sicherheitsdienst

  • Alarmanlagen an- und ausschalten,
  • Brandgefahr eindämmen,
  • Räume sichern,
  • verdächtige Personen festhalten und
  • in jedem Fall schnell reagieren können.

Weitere Personen, die eventuell über Schlüssel verfügen, sind das Reinigungspersonal, Hausmeister, Lieferanten etc.

Auch hier gilt: Eine sauber protokollierte Schlüsselausgabe stellt sicher, dass keine Schlüssel abhandenkommen und dass genau einsehbar ist, wo sich welche Schlüssel befinden.

Fremden die Schlüssel zu Ihren Räumlichkeiten zu überlassen, erfordert natürlich einiges an Vertrauen. Verlassen Sie sich daher auf einen erfahrenen Sicherheitsdienst mit guter Reputation – zum Beispiel auf den Sicherheitsdienst SafeCity in Berlin.

Best Practices für die erfolgreiche und sichere Schlüsselausgabe

Die folgenden Schritte helfen Ihnen, die Schlüsselausgabe in Ihrem Unternehmen strategisch und zuverlässig zu organisieren:

  • Überblick verschaffen: Welche Schlüssel gibt es überhaupt im Unternehmen? Machen Sie eine Bestandsaufnahme und ermitteln Sie, wie viele Schlüssel zur Verfügung stehen, welche Räume abschließbar sind und wo möglicherweise Schlüssel fehlen.
  • Zuständigkeiten ermitteln: Schreiben Sie genau auf, welches Personal und welche externen Dienstleister Zugang zu welchen Räumen haben sollen.
  • Ablaufplan erstellen: Legen Sie nun exakt fest, wann und für welche Dauer welche Schlüssel ausgegeben werden sollen. Bestimmen Sie außerdem, wer für diese Schlüsselausgabe zuständig ist. Tipp: Gerade im Bereich Objektschutz kann diese Aufgabe auch eine Securityfirma für Sie übernehmen.
  • manuelle Schlüsselausgabe: Engagieren Sie Security-Mitarbeiter, um die Schlüssel auszugeben und die Übergabe zu protokollieren, oder legen Sie im Unternehmen zuständige Mitarbeiter fest. Es ist wichtig, dass jemand den Gesamtüberblick behält.
  • elektronische Schlüsselausgabe: Wenn sehr viele Schlüssel regelmäßig übergeben werden sollen, ist eine elektronische Schlüsselausgabe sinnvoll. Dabei handelt es sich um Schlüsselkästen mit digitalem Zugang. Der Vorteil: Niemand muss vor Ort sein, alle Veränderungen werden automatisch protokolliert und die Schlüssel können flexibel Tag und Nacht übergeben werden.

Vorlage für die Schlüsselausgabe

Nutzen Sie für die Schlüsselausgabe diese Vorlage, die Sie individuell an die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen anpassen können:

Schlüsselausgabe

Hiermit bestätige ich, [Name], folgende Schlüssel erhalten zu haben:

Anzahl der Schlüssel:

Gebäude:

Schlüsselnummer(n):

Bemerkungen:

Im Falle eines Schlüsselverlusts habe ich die Kosten für den Austausch der Schließanlage in Höhe von _________ € zu tragen. Ich bin darauf hingewiesen worden, dass eine Schlüsselversicherung und eine Haftpflichtversicherung sinnvoll sind.

Ausgeber des Schlüssels: [Name]

Unterschrift des Schlüsselempfängers:

______________________

Unterschrift des Schlüsselausgebers:

______________________

[Firmenstempel]

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