Wenn Geschäftspartner, Besucher und potenzielle Kunden Ihr Unternehmen betreten, kommen sie oft als Erstes mit Ihrem Pfortendienst in Kontakt. Er ist sozusagen das Gesicht Ihres Unternehmens. Ein professioneller Pfortendienst bietet jedoch mehr als nur eine freundliche Begrüßung. Lernen Sie hier die Aufgaben und Vorteile eines Pfortendienstes kennen.
Was unterscheidet einen Pfortendienst von einem Empfangsdienst?
Bei dem Begriff Pfortendienst denken viele Menschen zunächst an den typischen Empfangsdienst. Dieser erfüllt ebenfalls eine wichtige Rolle in Ihrem Unternehmen.
Ihre Empfangsmitarbeiter repräsentieren Ihr Unternehmen nach außen und sorgen dafür, dass der erste Eindruck eines Besuchers positiv ausfällt.
Außerdem ist ein Empfangsdienst dafür zuständig, Besucher an die zuständige Stelle weiterzuleiten und ihre Fragen zu beantworten. Kurz gesagt: Ein gut organisierter Empfangsdienst stellt einen guten ersten Eindruck sicher und schafft eine Atmosphäre, in der Besucher sich wohlfühlen. Er kann somit erheblich zur Kundenzufriedenheit beitragen.
Die Aufgaben, die ein Pfortendienst übernimmt, gehen jedoch weit über die Aufgaben eines Empfangsdienstes hinaus. Zuständig ist der Pfortendienst nämlich vor allen Dingen für die Sicherheit. Den Mitarbeitern im Pfortendienst kommen dabei vielfältige Herausforderungen zu: Sie sind zum Beispiel dafür zuständig, den Ein- und Ausgang von Personen, Fahrzeugen oder auch Waren zu kontrollieren. Darüber hinaus stellen sie die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften sicher.
Zu diesen vorbeugenden Maßnahmen kommen außerdem Aufgaben, die ein Pfortendienst im Akutfall leistet: Kommt es zu einem Notfall, sind die Mitarbeiter die ersten Ansprechpartner für alle, die Hilfe benötigen. Nicht immer geht es aber so intensiv zu: Auch administrative Aufgaben gehören zum Tagesgeschäft. Das kann zum Beispiel die Betreuung der Telefonanlage oder das Verwalten von Schlüsseln und Ausweisen sein.
Diese Vorteile bietet ein Pfortendienst Ihrem Unternehmen
Dass Sicherheit in einem Unternehmen an erster Stelle stehen sollte, bedarf kaum einer Diskussion. In diesem Zusammenhang ist insbesondere die Prävention wichtig. Professionelle Mitarbeiter im Pfortendienst sind darin geschult, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen, entsprechende Gegenmaßnahmen umzusetzen und deeskalierend aufzutreten. Oft gehören sie einem Sicherheitsdienst an und haben eine entsprechende Ausbildung erhalten, beispielsweise die Sachkundeprüfung nach Paragraph 34a abgelegt.
Darüber hinaus nimmt der Pfortendienst auch im Bereich Kundenservice eine wichtige Rolle ein. Ob ein Kunde oder Geschäftspartner sich geschätzt und willkommen fühlt, kann ganz maßgeblich vom ersten Empfang abhängen. Daher gehört es auch zu den Aufgaben eines Pfortendienstes, stets entgegenkommend, höflich und gepflegt aufzutreten. So stärkt ein Pfortendienst die Kundenbeziehung und erleichtert somit eine dauerhafte Zusammenarbeit.
Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass ein Pfortendienst Entlastung für andere Mitarbeiter im Unternehmen bedeutet. Häufig kommt diese Rolle nämlich Empfangsdamen oder Kundenservicemitarbeitern zu, die für den Pfortendienst gar nicht speziell geschult oder ausgebildet sind. Das stellt nicht nur ein Sicherheitsrisiko dar, sondern kann mit der Zeit auch zur Überlastung des Teams führen und somit Nachteile für das Unternehmen nach sich ziehen.
Einen Pfortendienst auswählen: Darauf sollten Sie achten
Der Begriff Pfortendienst wird nicht unbedingt immer gleich verwendet. Möchten Sie einen professionellen Pfortendienst beauftragen, sollten Sie daher genau prüfen, über welche Erfahrung und Schulungen die Mitarbeiter verfügen. Fragen Sie beispielsweise gezielt nach der Sachkundeprüfung nach Paragraph 34a.
Von Vorteil ist es, wenn Sie einen Pfortendienst im Rahmen eines Sicherheitsdienstes beauftragen, wie zum Beispiel SafeCity in Berlin. Sie wissen dann, dass die Mitarbeitenden sich im Bereich Sicherheit auskennen.
Auch der erste Eindruck kann bei der Beauftragung eine Rolle spielen. Schließlich sollen diese Mitarbeitenden im Rahmen der Zusammenarbeit auch Ihr Unternehmen repräsentieren. Werfen Sie daher ruhig einen genaueren Blick auf das Auftreten und Verhalten Ihrer Ansprechpartner. Das schließt auch saubere und gepflegte Kleidung mit ein.
Nicht zuletzt müssen natürlich die Kosten in die Entscheidung einfließen. Die Kosten können sehr unterschiedlich ausfallen. Achten Sie sollten in jedem Fall darauf, dass Sie ein transparentes und nachvollziehbares festes Angebot vorab erhalten, das keine Fragen offenlässt.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Pfortendienst
Muss ein Pfortendienst rund um die Uhr besetzt sein?
Ob Ihr Pfortendienst 24 Stunden am Tag oder nur zeitweise besetzt ist, hängt natürlich von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie durchgängig mit Kundenverkehr rechnen müssen, kann die Beauftragung eines 24-Stunden-Dienstes durchaus sinnvoll sein. In jedem Fall dürfen Sie zu dieser Frage eine kompetente Beratung erwarten, wenn Sie über eine Beauftragung nachdenken.
Wie reagiert der Pfortendienst in einem Notfall?
Wenn Sie einen professionellen Pfortendienst beauftragen, dürfen Sie davon ausgehen, dass die Mitarbeitenden regelmäßige Schulungen und Weiterbildungen erhalten. Das kann zum Beispiel Erste-Hilfe-Schulungen oder auch Weiterbildungen im Bereich Brandschutz betreffen. In der Regel ist das Personal gut auf verschiedene Notfälle vorbereitet.
Kann der Pfortendienst darüber hinaus auch andere Aufgaben übernehmen?
Viele Pfortendienste sind flexibel. Das Aufgabenspektrum kann dann über das eines typischen Sicherheitsdienstes hinausgehen und beispielsweise auch Services wie die Verwaltung von Konferenzräumen oder die Unterstützung bei Veranstaltungen umfassen. Bei SafeCity in Berlin können Sie Ihren Pfortendienst beispielsweise mit Objektschutz oder auch Event- und Veranstaltungsschutz kombinieren.
Was kostet ein Pfortendienst?
Pauschale Preise für einen Pfortendienst werden Sie in der Regel nicht ohne Weiteres erhalten. Zu vielfältig und unterschiedlich sind die Einsatzmöglichkeiten. Eine erste Orientierung können Stunden- oder Tagessätze bieten. Natürlich kommt es aber auch darauf an, in welchem Zeitfenster Sie den Pfortendienst benötigen und wie viel Personal zur Stelle sein soll. Hilfreich ist es in jedem Fall, wenn Sie mit dem Anbieter schon vor Beginn der Zusammenarbeit ein festes Angebot mit transparenten, verständlichen Preisen vereinbaren können.
